Chaque fin (ou début) de mois, tu envoies une facture à chacun de tes clients. Quelques jours après la réception, ils envoient alors ton dû. Ce qui m’amène à cette question : quel logiciel de facturation utilises-tu ?
- Qu’est-ce qu’une facture ?
- Comment établir une facture
- Utilisation de Simple Invoice
- Les avantages d’utiliser un logiciel de facturation
- Pourquoi dois-tu établir une facture ?
Qu’est-ce qu’une facture ?
Il s’agit d’un document que tu envoies à ton client. Il a pour objectif de certifier que tu as réalisé un service pour ce dernier, et qu’il te doit de l’argent. Sans facture, il risque d’oublier de te payer.
Pour qu’une facture ait son pouvoir, il faut que tu y insères toutes les informations nécessaires, c’est-à-dire :
- Le numéro de facture : Il est chronologique et ainsi, respecte une certaine norme. Aucune de tes factures ne doit avoir les mêmes numéros. Aucun saut de numéro n’est non plus permis.
- La date d'émission : Tu dois spécifier dans la facture le moment de la réalisation de la prestation. Si pour certains, elle est envoyée dès même la fin du service, pour d’autres, ils attendent quelques jours. En fait, tout dépend de toi et de ton client.
- Ton identité : ton nom, ton adresse, ton numéro SIREN.
- L’identité de ton client :
S’il s’agit d’un particulier, il ne suffit que de son nom et de son adresse
Par contre, avec un professionnel, tu dois aussi inclure son numéro de SIREN
- La facture devra également être détaillée, et ainsi, comporter l’objet de la prestation (son nom, les majorations appliquées s’il y en a, les réductions, la date de livraison…)
- Le montant total
- Tes coordonnées bancaires (si tu choisis ce mode de paiement)
Comme je parle surtout des factures dans le cadre professionnel, je préfère souligner ce dernier point. N’oublie pas :
- la date ou le délai de règlement
- la modalité de paiement
- les conditions d’escompte
- les pénalités de retard
- le montant indemnité forfaitaire
Comment établir une facture : un logiciel de facturation, peut-être ?
Il existe plusieurs moyens d’établir une facture. J’en connais plusieurs qui ont recours à de simples logiciels tels que Word et Excel. Mais le sais-tu : un logiciel de facturation est plus pratique ?
Il y en a beaucoup, mais je vais te parler de l’un d’entre eux, celui que j’utilise : simpleinvoice.com.
Il me rappelle automatiquement tout ce qui est en rapport avec la comptabilité de mon entreprise. Mes différents abonnements ne me posent plus problème (hébergement, nom de domaine, etc.). Peut-être que toi aussi, tu gères plusieurs clients (plusieurs projets et plusieurs sites web) à la fois. Dans ce cas, je te conseille vivement de passer par Simple Invoice.
En plus, il est “presque” gratuit. Ce logiciel de facturation est disponible à un prix très abordable.
Il se démarque également par sa simplicité. D’ailleurs, tu pourras le voir par son nom. Certes, il est en anglais, mais je suis sûr que tu t’en sortiras très bien. Une vidéo explicative est d’ailleurs présente sur leur plateforme pour t’aider à mieux comprendre !
Comment utiliser un logiciel de facturation : cas de simpleinvoice.com
Comme sur tout autre logiciel de facturation, tu commences évidemment par créer un compte. Ensuite, tu auras accès à un tableau de bord. Depuis ce tableau, tu pourras importer tes clients, voir les différentes statistiques et bien d’autres.
Si tu as des clients réguliers, pourquoi ne pas leur proposer de joindre Simple Invoice. Une option “client récurrent”y existe. En ce qui concerne la sécurité de paiement, tu n’as pas à t’en faire (ni même tes clients). En effet, Simple Invoice est lié à Stripe et Paypal, deux plateformes de paiement sécurisées.
Une fois que tu as établi ta facture sur ce logiciel de facturation, il ne te reste plus qu’à choisir entre :
- l’envoyer par courrier
- l’envoyer sous format dématérialisé
Mais comme nous sommes en freelance, je suis sûr que cette seconde option est la bonne.
L’avantage des logiciels et plateformes dédiés à la facturation
- De un, tu gagnes beaucoup de temps en utilisant un logiciel de facturation. Tout se fait effectivement de manière automatique. Par exemple, tu n’as pas besoin de copier-coller toutes les informations qui doivent figurer dans une facture à chaque fois que tu en établis une. Pareillement pour la mise en page, tu insères ton logo une seule fois ; ce n’est plus la peine de le répéter cette même tâche les autres fois.
- De deux, ton CA se calcule automatiquement. Tu auras tout de suite un aperçu de l’ensemble de tes gains de l’année depuis un seul tableau de bord.
- C’est vrai que ce ne sont pas toutes les plateformes de facture qui proposent cette option, mais tu pourras suivre l’encaissement de tes gains sur certaines d’entre elles (la date du règlement de la facture, les factures dues, celles en retard…).
- L’utilisation de Simple Invoice est aussi pour toi une occasion de montrer à tes clients que tu es professionnel. Puisque tu utilises un logiciel de facturation pour professionnels, cela prouve sans conteste que toi aussi, tu l’es !
Il y a une vidéo Youtube dans laquelle je décris cela en bas de l'article. Soutenez-moi en vous abonnant à la chaine YouTube "Happy Desk Design"
Pourquoi dois-tu établir une facture ?
Sans facture, tu auras du mal à suivre la comptabilité de ton entreprise. C’est pourquoi à chaque fois que tu vends un service (ou un produit), cette étape est obligatoire (surtout dans le cadre professionnel). Mais alors, qu’en est-il des particuliers ?
Peut-être n’as-tu pas encore une structure juridique ? Pour paraître professionnel, je te conseille de créer une auto entreprise. Sinon, tu peux établir un contrat de travail avec ton client. Une autre alternative est aussi de passer par une société de portage salarial.
Conclusion
L’établissement d’une facture est une étape obligatoire. Seulement, si tu as plusieurs clients et projets à gérer, cela risque de devenir une véritable corvée. D’où la nécessité d’utiliser un logiciel de facturation automatique comme simpleinvoice.com.
YouTube : Logiciel de Facturation Freelance simple et efficace - 2020
Reviens sur cette page chaque fois que tu voudras. As-tu trouvé des idées que j'aurais oubliés? Si oui, quels sont-ils? Laisse un commentaire ci-dessous ou envoi un mail à hello@happydesk.be
