On dit que le cerveau humain ne sait pas faire la différence entre le réel et la pensée. J’ai vérifié si c’était vrai ou non, et apparemment, c’est vrai ! Parfois, on a donc l’impression que tout va bien, mais la réalité en est tout autre. On ne fait que passer beaucoup de temps sur certaines tâches, et pourtant, notre objectif est loin d’être atteint. Pour remédier à cela, bon nombre d’entrepreneurs se décident à utiliser un logiciel de Time tracking. Seulement, en quoi ce dernier peut-il aider ?
- Nous avons un quotidien qui n’est pas très évident
- Les logiciels de Time tracking sont-ils la solution ?
- Le hic dans tout ça est que...
- Concrètement, quels avantages gagnes-tu avec les time tracker ?
- Simplicité au rendez-vous
- On n’y manque pas de détails
- Outil collaboratif et automatisé
- Prise de décision facile
- Anticipation des retards
- Transparence respectée
- Quel logiciel, plus précisément ?
- Une nouvelle méthode innovante : Timely.
- Timely App : actif à tout moment
- Comment fonctionne-t-il ?
- Petit bonus Timely App PRO
Nous avons un quotidien qui n’est pas très évident
En tant qu’entrepreneurs, nous avons plusieurs choses à gérer, et ce, en même temps. Elles sont toutes aussi importantes les unes que les autres : entre celles qui sont urgentes, importantes et obligatoires, on se perd souvent ! Sans parler du fait que tu dois jongler entre les projets de tes différents clients, mais aussi des tiens. Ou encore, de toutes ces distractions auxquelles on ne sait pas dire non.
Bref, on n’arrive pas à gérer notre temps.
Les logiciels de Time tracking sont-ils la solution ?
Je dirai que la vraie solution est l’organisation. Or, tu as besoin de te faire aider par des outils spécifiques pour cela : un to do list et un minuteur. Toutefois, rien ne t’oblige à recourir aux outils numériques. Tu es libre d’utiliser un to do list papier ou un minuteur manuel. Cependant, les outils automatisés sont plus pratiques.
Avec eux, tu peux reprendre le contrôle de ton temps. Et qui dit contrôle de temps dit maîtrise de ton argent. Comme on dit : le temps, c’est de l’argent. Aussi, quand tu maîtrises ton temps, tu pourras trouver un certain équilibre entre toutes les tâches que tu devras réaliser au cours de la journée.
Au lieu de gaspiller ton temps sur des choses qui ne le méritent pas, tu pourras te consacrer sur l’essentiel. Ainsi gagneras-tu plus de temps. Tes journées seront optimisées comme jamais auparavant. En tout cas, c’est ce que j’ai pu expérimenter. Je t’avoue qu’avant, je n’ai pas du tout aimé l’idée de me chronométrer. Mais plus je m’efforçais, moins j’ai senti que je perdais du temps.
Le hic dans tout ça est que...
Pour nous qui avons un cerveau créatif, nous avons tendance à ne pas aimer être chronométrés. C’est un peu extrême, car on a envie de se sentir libre, et non contraint à respecter les horaires…
Cependant, même un cerveau libre et créatif n’est pas à l’abri des pertes de contrôles. Parfois, pour diverses raisons, on déraille ! Le mieux serait donc de toujours encadrer les choses.
Comme je vous l’ai dit plus tôt, l’idée d’être chronométré ne me plaisait pas. Mais avec l’habitude, je peux vous assurer que ça va de mieux en mieux !
Concrètement, quels avantages gagnes-tu avec les time tracker ?
Simplicité au rendez-vous
Tu peux dire adieu au traitement de feuilles de temps sur Excel. En plus d’être compliqué, c’est ennuyant. En revanche, les logiciels de Time tracker sont plus simples d’utilisation. Tout le monde, même ceux qui les utilisent pour la première fois, peut vite s’y habituer.
On n’y manque pas de détails
En quelques clics, tu pourras alors y entrer beaucoup d’éléments. Certes, ces logiciels sont avant tout destinés au suivi de temps, mais tu peux y détailler d’autres données (catégorisation des tâches, autres informations importantes sur les tâches…).
À la fin de chaque semaine, peut-être as-tu envie de faire le bilan de ce que tu as fait. Cet outil calcule tout pour toi (rapport hebdomadaire entre autres). Comme il s’agit d’un outil en ligne, il sera donc disponible sur divers terminaux (smartphones, tablettes, différents portables et ordinateurs), évidemment avec tous les détails nécessaires.
Outil collaboratif et automatisé
Si tu travailles avec une équipe, ces logiciels sont d’une praticité incroyable. Les rapports (journalier, hebdomadaire ou mensuel) de chaque membre de l’équipe sont uniformes si bien qu’ils sont prêts à être envoyés à tes clients (ceux qui veulent du détail).
Prise de décision facile
Tu pourras prendre les décisions adéquates après avoir analysé le rapport du Time tracking. En effet, en fonction du temps que tu passes sur une tâche, tu pourras décider si :
- tu devras automatiser certaines tâches, car elles occupent tout ton temps bien qu’elles ne soient pas assez rentables.
- tu devras sous-traiter une partie de tes tâches, car il faut te concentrer sur celles qui sont plus urgentes ou plus importantes.
- tu devras tout simplement supprimer certaines d’entre elles, peut-être parce qu’elles mènent à ta perte.
Anticipation des retards
Dès que tu te rends sur ton tableau de bord, tu auras un aperçu de l’état des différents projets. Et s’il y en a un qui dépasse un délai imminent, tu sais ce qu’il te reste à faire. Peut-être pourras-tu aussitôt alerter ton client pour le lui annoncer et lui expliquer la raison. De ton côté, tu feras un briefing avec ton équipe pour leur annoncer qu’il faut s’organiser pour boucler le projet le plus rapidement possible.
Plus tôt ce retard est détecté, mieux ce sera.
Transparence respectée
Je ne sais pas comment fonctionnes-tu avec tes clients. Mais si tu travailles avec ceux qui facturent à l’heure, tu pourras leur facturer au juste prix. Avec un tout petit peu de réglage, ces outils de Time tracking sont dotés d’outils de facturation qui sont très précis.
Quel logiciel, plus précisément ?
La solution que j'ai trouvée est fantastique, c'est Timely App.
Bien sûr avant d'en arriver là, j'ai essayé plusieurs méthodes pour tenter de suivre le temps que je passe sur un projet.
Comme je te l’ai dit plus tôt, il y a la méthode manuelle : on ouvre un Google Sheet et on chronomètre sois-même son temps avec son smartphone. Un petit calcul rapide et hop, on à un résultat.
Ensuite, il y a la méthode de tracking classique comme Toggl. C'est une application hyper bien faite. J'ai eu d’ailleurs l'occasion de l’essayer, mais ce n'était pas concluant dans mon cas. Je ne sais pas pour toi, que dis-tu de le tester ?
Il existe évidemment d’autres outils tout aussi intéressants, mais celui qui m’a attiré le plus est Timely App.
Une nouvelle méthode innovante : Timely.
Le problème avec les time tracker classiques est qu’on risque de l’oublier à tout moment. Avec tout ce qu’on a à faire, c’est probable !
D’où mon choix de me tourner vers une application automatisée comme Timely. De un, elle peut être installée sur différents supports (Chrome, Mac, iOs, Windows, Android...). Ensuite, on n’est pas obligé de l’activer manuellement. Il entièrement automatique... Le bonheur !
Timely App : actif à tout moment
Pour partager ma manière d'utiliser Timely, j'ai préparé une vidéo YouTube ! Soutenez-moi en vous abonnant à la chaine YouTube "Happy Desk Design".
Comment fonctionne-t-il ?
En 5 étapes seulement, tout est prêt :
- Installer l'application sur tous les supports que tu utilises pour le boulot
- Créer toutes les catégories dont tu as besoin : Projets Clients / Administration / Time OFF / Branding...
- Pour chaque catégorie créée, n’oublies pas d’ajouter un "Tag". En voici quelques exemples :
Projets Clients = Tag Client 1, Tag Client 2, ...
Administration = Tag Compta, Tag Devis, ... - L'application fait le reste. En fin de journée, tu n’as qu’à prendre 5 minutes de ton temps pour sélectionner le moment de votre journée dédié aux Projets Clients / Administration / Time OFF / Branding ainsi que le Tag lié.
- Pour un Tag, tu peux inclure ton taux horaire. Du coup, tu pourras vérifier au bout d’un certain temps si un projet est assez rentable ou non.
Petit bonus Timely App PRO
Pour plus de précisions, je te conseille de chronométrer tout manuellement, sur l’application elle-même. Je t’explique : tu cliques à chaque nouvelle tâche qui démarre ou qui finit sur démarrer le chronomètre, et puis, l’arrêter. Si jamais, tu as été distrait et que tu as oublié d’arrêter ou de commencer le chrono, ce n’est pas un problème. Tu as le droit de corriger les données :)
Conclusion
En business, l’utilisation d’un logiciel de time tracking comme Timely App est important. Ils ne sont pas utilisés pour vérifier si tes collègues ou équipes font bien ou non leur travail. Si tu t’y mets, c’est avant tout pour toi, pour ta productivité et pour tes clients !
YouTube: Comment j'utilise Timely App - Time Tracker (2019)
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