Le meilleur moyen de rester productif en une journée, c’est de savoir organiser les rendez-vous. Mais ce n'est pas chose facile. Comment trouver un créneau qui te convient, mais aussi correspond à l'emploi du temps de ton interlocuteur ? Je te partage mon expérience :
Pourquoi organiser les rendez-vous ?
Si tu n'es pas bien organisé, tu risques de perdre ton temps. Tu es effectivement amené à accepter toutes les demandes de tes potentiels clients, et ce, même si tu n'es pas réellement disponible... Peut-être que tu dois déjà t'occuper d’un projet en particulier, et pourtant, ton interlocuteur te propose un rendez-vous à une heure critique. Par peur de le décevoir, ou parce que tu espères une nouvelle collaboration, tu n'as d'autres choix que d'accepter.
Or, un rendez-vous dure généralement une demi-heure. Une fois que tu te remettras ton projet en question (sachant que tu as pris 30 minutes de break), il serait alors plus difficile de te reconcentrer… D’où l’intérêt de bien organiser les rendez-vous !
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2 astuces pour organiser les rendez-vous
Tu peux prendre exemple sur ce que j'ai fait. En tout cas, j’ai constaté une amélioration sans pareille au niveau de ma productivité depuis que j’ai adopté cette technique : diviser ma journée en deux. Le matin, je m’occupe de mes projets en cours. L’après-midi, généralement de 14 heures à 16 heures, je le consacre aux rendez-vous.
L’un des outils pour organiser les rendez-vous les plus connus n’est autre que calendly. Par ailleurs, j’utilise actuellement acuity scheduling. J’avoue que la différence entre ces deux plateformes n’est pas très flagrante. Le concept est aussi simple pour l’une que pour l’autre : tu partages le lien de ton calendrier à tes potentiels clients. Ils choisiront alors eux-mêmes le jour qui leur convient.
Lorsqu’il a choisi un jour précis, à l’heure qui vous convient tous les deux, tu reçois une notification. Il ne te reste donc plus qu’à te préparer pour l'entretien !
Limite tes rendez-vous
Moi, je limite mes rendez-vous à 30 minutes environ. Ainsi, en une demi-journée, je peux recevoir au maximum 4 personnes. D’ailleurs, il a été prouvé que les rendez-vous trop longs sont inutiles. Le corps humain possède effectivement un cycle d’attention de 20 minutes seulement. De plus, en définissant un horaire précis pour tes rendez-vous, tu évites de gaspiller ton temps (ni toi ni ton interlocuteur). Cela vous forcera tous les deux à aller à l’essentiel.
Toutefois, cela ne veut pas dire que tu dois obligatoirement limiter tes rendez-vous à 30 minutes. Pour les rendez-vous virtuels, c’est l’idéal. Mais en tête-à-tête, ils peuvent excéder 30 minutes. Si tu sens que ton entrevue risque de se prolonger, tu peux toujours proposer un café, déjeuner… à ton potentiel client (si ton emploie du temps et celui de ton interlocuteur le permettent évidemment !)
Conclusion
Organiser les rendez-vous n'apporte que des avantages. Si jusqu'ici, tu n'as jamais pensé à utiliser des outils de planification de rendez-vous, je te conseille vivement de t'y mettre. Non seulement cela te fera gagner en productivité, mais tu auras également plus de liberté !
YouTube : Comment organiser les rendez-vous ?
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